Компаніям, зайнятим у будь-яких сферах бізнесу, доводиться зберігати велику кількість документації. Рано чи пізно під розміщення важливих паперів потрібно виділяти окреме приміщення.
При відсутності вільної площі та / або небажання організовувати на ній відповідні умови, необхідно вдатися до послуг спеціалізованого складського зберігання. Сторонні сервіси забезпечать високий рівень конфіденційності та збереження документів.
Для довідки: період тимчасового зберігання становить від 1 року до 75 років. Папери постійного зберігання перше 10-річчя повинні бути у самій організації. Після їх можна здати в архів.
Зал, який буде відведено під розміщення важливої документації, повинен мати:
Оздоблення кімнати не повинна служити джерелом пилу, виділяти в атмосферу агресивні хімічні компоненти. Приміщення повинно піддаватися регулярним гігієнічних процедур, що вимагаються для підтримки сприятливого мікроклімату. На документи не повинні падати прямі сонячні промені.
Перед тим, як відправити паперу в архів, необхідно:
Максимально просте рішення – звернення в спеціалізований сервіс, який надає послуги архівного зберігання. Співробітники дадуть докладні консультації по правильній підготовці.
Будь-яка компанія, що здійснює роботу на території України, повинна зберігати ділову документацію протягом терміну, передбаченого для даного виду паперів. Йдеться про такі види документів, як:
Збереження паперів дозволяється забезпечувати самостійно, за допомогою спеціальних підрозділів, або звернувшись за послугами сторонніх організацій.
Викидати та знищувати деякі, в тому числі не використовуються, документи заборонено. Їх можуть зажадати представники наглядових інстанцій. Наприклад, податківці. За відсутність або неправильне архівне зберігання передбачаються адміністративні санкції.
Якщо вас зацікавила недорога оренда складу для нетривалого або тривалого зберігання документів, звертайтеся в компанію «TetrisBOX» . Ваша документація буде перебувати в оптимальних умовах – з дотриманням постійної температури та вологості. Сервіс зберігання речей забезпечить їй цілодобову охорону (відеоспостереження). Складські площі, гаражі та бокси «TetrisBOX» розташовуються в гір. Київ і Львів.