Хранение документов и архива

Компаниям, занятым в любых сферах бизнеса, приходится хранить большое количество документации. Рано или поздно под размещение важных бумаг требуется выделять отдельное помещение.

При отсутствии свободной площади и/или нежелании организовывать на ней соответствующие условия, необходимо прибегнуть к услугам специализированного складского хранения. Сторонние сервисы обеспечат высокий уровень конфиденциальности и сохранности документов.

Для справки: период временного хранения составляет от 1 года до 75 лет. Бумаги постоянного хранения первое 10-летие должны быть у самой организации. После их можно сдать в архив.

Требования к помещению

Зал, который будет отведен под размещение важной документации, должен иметь:

Решетки на окнах, если помещение находится на первом этаже здания;
Систему пожарной безопасности;
Вентиляцию, обеспечивающую постоянную рециркуляцию воздуха, заданный уровень температуры и влажности.

Отделка комнаты не должна служить источником пыли, выделять в атмосферу агрессивные химические компоненты. Помещение должно подвергаться регулярным гигиеническим процедурам, требующимся для поддержки благоприятного микроклимата. На документы не должны падать прямые солнечные лучи.

Подготовка к сдаче в архив

Перед тем, как отправить бумаги в архив, необходимо:

Систематизировать документацию: рассортировать в хронологическом порядке, проставить номера на страницах, прошить листы.
Оформить опись: перечень с количеством, наименованиями и порядковыми номерами страниц.
Сформировать лист-заверитель, прописав в нем общее число страниц и их фактическое состояние (плохо читаемый текст, залитые участки, порванные области).

Максимально простое решение – обращение в специализированный сервис, оказывающий услуги архивного хранения. Сотрудники дадут подробные консультации по правильной подготовке.

Необходимость хранения бумаг

Любая компания, осуществляющая работу на территории Украины, должна хранить деловую документацию на протяжении срока, предусмотренного для данного вида бумаг. Речь идет о таких видах документов, как:

Бухгалтерские (накладные, выписки, кассовые чеки, отчеты и т.д.);
Хозяйственные (контракты, договора и т.д.);
Кадровые (трудовые соглашения, графики отпусков, приказы о назначении и т.д.).

Сохранность бумаг разрешается обеспечивать самостоятельно, с помощью специальных подразделений, или обратившись за услугами сторонних организаций.

Выбрасывать и уничтожать некоторые, в том числе не использующиеся, документы запрещено. Их могут затребовать представители надзорных инстанций. Например, налоговики. За отсутствие или неверное архивное хранение предусматриваются административные санкции.

Если вас заинтересовала недорогая аренда склада для непродолжительного или длительного хранения документов, обращайтесь в компанию «TetrisBOX» . Ваша документация будет находиться в оптимальных условиях – с соблюдением постоянной температуры и влажности. Сервис хранения вещей обеспечит ей круглосуточную охрану (видеонаблюдение). Складские площади, гаражи и боксы «TetrisBOX» располагаются в гор. Киев и Львов.