Зберігання документів та архіву

Компаніям, зайнятим у будь-яких сферах бізнесу, доводиться зберігати велику кількість документації. Рано чи пізно під розміщення важливих паперів потрібно виділяти окреме приміщення.

При відсутності вільної площі та / або небажання організовувати на ній відповідні умови, необхідно вдатися до послуг спеціалізованого складського зберігання. Сторонні сервіси забезпечать високий рівень конфіденційності та збереження документів.

Для довідки: період тимчасового зберігання становить від 1 року до 75 років. Папери постійного зберігання перше 10-річчя повинні бути у самій організації. Після їх можна здати в архів.

Вимоги до приміщення

Зал, який буде відведено під розміщення важливої документації, повинен мати:

ґрати на вікнах, якщо приміщення знаходиться на першому поверсі будівлі;
Систему пожежної безпеки;
Вентиляцію, що забезпечує постійну рециркуляцію повітря, заданий рівень температури та вологості.

Оздоблення кімнати не повинна служити джерелом пилу, виділяти в атмосферу агресивні хімічні компоненти. Приміщення повинно піддаватися регулярним гігієнічних процедур, що вимагаються для підтримки сприятливого мікроклімату. На документи не повинні падати прямі сонячні промені.

Підготовка до здачі в архів

Перед тим, як відправити паперу в архів, необхідно:

Систематизувати документацію: розсортувати в хронологічному порядку, проставити номери на сторінках, прошити листи.
Оформити опис: перелік з кількістю, найменуваннями та порядковими номерами сторінок.
Сформувати лист-засвідчення, прописавши в ньому загальне число сторінок і їх фактичний стан (погано читається текст, залиті ділянки, порвані області).

Максимально просте рішення – звернення в спеціалізований сервіс, який надає послуги архівного зберігання. Співробітники дадуть докладні консультації по правильній підготовці.

Необхідність зберігання паперів

Будь-яка компанія, що здійснює роботу на території України, повинна зберігати ділову документацію протягом терміну, передбаченого для даного виду паперів. Йдеться про такі види документів, як:

Бухгалтерські (накладні, виписки, касові чеки, звіти тощо);
Господарські (контракти, договори тощо.);
Кадрові (трудові угоди, графіки відпусток, накази про призначення тощо.).

Збереження паперів дозволяється забезпечувати самостійно, за допомогою спеціальних підрозділів, або звернувшись за послугами сторонніх організацій.

Викидати та знищувати деякі, в тому числі не використовуються, документи заборонено. Їх можуть зажадати представники наглядових інстанцій. Наприклад, податківці. За відсутність або неправильне архівне зберігання передбачаються адміністративні санкції.

Якщо вас зацікавила недорога оренда складу для нетривалого або тривалого зберігання документів, звертайтеся в компанію «TetrisBOX» . Ваша документація буде перебувати в оптимальних умовах – з дотриманням постійної температури та вологості. Сервіс зберігання речей забезпечить їй цілодобову охорону (відеоспостереження). Складські площі, гаражі та бокси «TetrisBOX» розташовуються в гір. Київ і Львів.